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信息化助民營企業家實現世界級管理的夢想

2014/6/6 10:27:01??????點擊:
       隨著信息化管理的不斷發展與深入,作為傳統行業的印刷包裝業已逐漸擺脫手工作業模式,進而向數字化印刷時代邁進。一直以來,印刷行業在印刷設備與照排軟件的更新能力方面都具備絕對的優勢,通常以引進大型化設備進行投資來驅動業務增長的趨勢也越發明顯。在全新業務模式下,印刷包裝行業的發展前景極為誘人,被業界稱為“朝陽企業”。
       但印刷包裝行業在激烈的市場競爭環境下,采購貨源的頻繁短缺,銷售價格的持續走低,生產品種的大幅增加、印刷數量的急劇銳減,交貨周期的日益縮短,貨款回籠的困難重重……所有這些問題都讓企業管理人員倍感壓力,企業尋求轉型升級迫在眉睫。
       在成功轉型的印刷包裝企業的案例中,位于江蘇丹陽黃塘鎮技術密集區的江蘇中彩印務有限公司的成功歷程或許可以給同行更多的探索與思考。“企業間的競爭最終是管理水平的競爭,信息化管理能有效地提升生產力的水平,并帶動產業不斷升級,這也是印刷包裝企業尋求發展的最佳途徑。”這是董事長焦小林在采訪時向我們講述的成功之道。      

千里之行,始于足下——追尋夢想 

        江蘇中彩印務有限公司創建于1994年,現已發展成為擁有占地面積15萬平方米、建筑面積8.6萬平方米、固定資產3.6億元、年生產能力達12億元的印刷企業。公司現有員工650人,其中專業工程師、技術人員68人,形成膠印、凹印、柔印、煙包、外貿卡片五大生產線。全封閉式的車間,適宜的溫度、適度,10萬級無菌生產控制,公司現已通過BSI的ISO9001:2000質量體系認證和14000環境體系認證、OHSAS18001職業健康安全管理體系認證、HACCP食品安全控制體系認證、美國食品安全AIB認證、美國ICTI國際玩具認證、QS認證及迪斯尼、麥當勞、飛利浦、ITS、沃爾瑪的社會責任認證。
       公司一直堅持“以客戶為焦點,以人才為基石,以環保為己任,全員參與,憑質量求發展,憑管理獲效益,憑信譽爭市場”的經營理念,以“誠信守法,精益求精,預防污染,持續改進”為指導方針,現已與五十多家外資、外商投資企業建立了長期的合作伙伴,并成功成為世界500強麥當勞、肯德基、卡夫、飛利浦、高露潔、寶潔等公司的指定包裝供應商。
       在談及中彩的發展歷程時,董事長焦小林無不感慨。公司1994年成立之初,主要以經營酒類包裝產品為主,但由于國家稅收政策的不斷調整,企業開始尋求轉型。1999年一個偶然的機會,中彩開始涉足與世界500強的客戶打交道,隨著銷售量的不斷攀升,企業發展開始步入正軌。新設備的不斷引進、廠房的不斷擴建,在硬件設施方面公司已具備較好的優勢,但管理模式卻相對滯后,尤其是與供應商、客戶間的溝通與交流存在一定的障礙,手工操作的生產模式讓中彩失去了很多機會,一場信息化管理轉型的變革勢在必行。
       “利用信息化系統的運作,規范生產流程,優化供應鏈,進而整合行業資源,實現企業的管理升級,向國際化進軍。”這位睿智的民營企業家胸懷更大的追求與夢想,他希望通過現有的設備優勢與世界級的信息化管理模式相結合,進一步實現中彩的發展與騰飛。  

  "133556”詮釋信息化,45分鐘拍板選型

       印刷包裝行業一般采用“訂單拉動式”的業務模式,即企業的生產計劃均來源于客戶訂單,按訂單進行生產。但由于客戶訂單數量大且不重復,而且工序多、周轉快,尤其對產品報價、屬性、出入庫狀態等方面的要求較高,無疑要求企業應不斷提高集成化管理,并能夠準確提供采購、生產、銷售、財務四大模塊的數據。
       基于“信息化管理”的設想,中彩把目標集中在國內外多家權威的軟件商,但用友資深顧問鄧寧的45分鐘信息化表述,讓董事長焦小林當場拍板。回想這段經歷,雙方至今記憶猶新。
       鄧寧用“133556”簡單的詮釋了公司從采購到付款的流程:“1是指一個流程;3是指三個階段,即計劃、控制、分析;另一個3是指三個流,即信息流、資金流、物流;5是指采購涉及的五大部門,即計劃、采購、質量、庫存、財務;另一個5是指五大要素,即單據、物料、發票、現金、憑證;6是指六大難題,即為什么采購?為什么采購這么多?為什么現在采購?為什么選擇這家供應商?為什么收料?為什么付款?采購到付款流程的本質是為解決這六大難題,前三個是計劃問題(效能),后三個是控制問題(效率)。軟件供應商解釋了傳統模式無法解決的問題,其清晰的思路與透徹的分析,讓董事長焦小林看到了中彩信息化管理的思路與方向。同時,用友也把對中彩的服務看作樣板工程,初涉印刷包裝行業的用友格外珍惜此次的合作。

共性管理,個性運作,實現行業領跑

       在使用用友軟件之前,中彩也曾嘗試使用行業類型的軟件,但其片面強調的個性管理卻無法與國際接軌,更無法滿足中彩日益發展的需要,由于此次軟件使用以失敗告終,讓企業整個管理高層99%的領導不贊成二次上線信息化管理,這讓董事長焦小林頗感為難。經過三個多月的調研與分析,公司各部門也在焦董的領導下逐步接受并成功實施信息化操作。與用友合作讓中彩成功轉型,也讓中彩的信息化管理進入新的里程碑。
       與行業軟件強調的個性、行業性管理的思想不同,用友U8系統更強調共性管理、個性運作的管理思路。中彩的發展趨勢要求其具備國際化的管理理念與方法,但同時行業特性也要求其具備印刷包裝業特有的管理流程與方式,因區域環境、地理文化、員工素質等因素的不同要求中彩應該堅持共性管理為基礎,個性運作為目標,尋求適合中彩發展的信息化平臺,進一步實現行業的領跑。
    雙方通過建立責任約束考核機制,分階段、分項目層層跟進,董事長焦小林對這種工作方式比較滿意,并強調:“信息化的有效運作需要雙方共同努力才能成功,雙方應明確權責,定期收集問題,并及時反饋,保持有效的溝通與協作,確保中彩信息化運作的暢通。”

實現信息化管理,中彩迅猛發展

       該項目自08年6月正式實施起至09年8月全面驗收,歷時14個月,先后實行并完成覆蓋財務總賬、應收、應付、固定資產、采購、銷售、庫存、VMI代管、存貨核算、物料清單、需求規劃、生產訂單、車間管理、人事管理、成本管理等業務模塊,實現了中彩全面信息化管理的模式,有效地控制了生產成本,規范了業務流程,為中彩帶來了巨大的經濟效益。
       談及信息化管理帶來的效益,董事長焦小林頗感欣慰:“通過用友U8系統,中彩在基礎信息的收集、基本業務流程的監控、內部生產控制等方面趨于規范化、標準化,實現了人、財、物、供、銷、運輸數據的整合以及信息流、資金流、物流的有機結合,中彩的整體運營得到有效提升。”流程的進一步優化,使得企業內部上下由原來的99%反對轉變為100%的支持,觀念的轉變,迅速推動企業在采購、生產、銷售、服務、財務、人事等環節與供應商、客戶緊密銜接,形成有效的信息通道,實現了供應鏈的優化與客戶資源的整合。通過信息化的管理,使中彩在市場競爭中反應度更靈敏,在產業鏈內更具備競爭優勢,在行業發展中也更加迅猛。”
在利用信息化管理的優勢方面,焦董闡述了自己頗為獨到的見解:

控制生產成本,靈活準確報價

       在接到業務訂單時,按客戶要求,及時在報價系統內輸入產品名稱、尺寸、數量、拼數、拼板尺寸、預計合格率、包裝方式、耗用材料明細、生產工序及其對應的生產設備及工藝資料等信息,然后結合折舊、人工、水電、利息、稅金和其他公攤費用等因素計算產品成本,在考慮產品的目標毛利率以后得出產品報價。可以說報價系統是中彩經營的源頭,與傳統手工報價估價難、準確性差等因素相比,系統報價在成本控制方面意義深遠而重大。
       一般系統成本報價,主要包括直接材料成本、印前、印刷、印后的加工成本、包裝運輸費用及管理費用等相關費用構成。系統報價相對簡單且準確,不但能夠滿足客戶需求,進一步明確印刷工藝路線,而且其報價結果也成為產品計劃成本、控制成本與考核成本的依據。同時,大量的相關產品的參考數據,在保證產品質量與生產決策方面也起到不可低估的作用。

       訂單生產完工后,通過成本報表能夠查詢到實際耗用的材料成本、人工費用、制造費用,并將實際成本與計劃成本進行差異化分析,以便更好地指導產品報價,同時有效地控制產品成本。

明確物料需求,規范產品檔案

       在接到客戶的不同訂單后,往往會同時生產不同產品,且每種產品的工序都不盡相同,在物料管理方面,生產原料也相對比較復雜,尤其是涉及紙張、油墨、輔料等品種型號比較繁多。借助用友ERP系統,通過對客戶訂單的產品工藝進行分析,及時錄入物料表、配套表,并自動生成相應BOM,并與報價單緊密相連,為工單領料提供比較準確的信息,同時也實現了對半成品狀態、產品出、入庫狀態的及時了解與掌控。

績效人工考核,核算員工薪資

       完成生產訂單后,將利用系統完成工序統計與工人工資核算。與傳統手工核算工資不同,在系統內核算工資相對簡單,統計員也從原來的20多個減少到現在的2個,節約了公司的人力和物力。

       各工序完工后,會在系統內輸入完工單,通過維護原因頁與員工頁,輸入產品的合格品及壞片的數量,以及員工的實際完工量、工價、員工系數,自動完成產品合格率與工人工資的核算,另外在獎罰方面,可輸入工資獎罰單進行維護,月末在實際工資中予以兌現。通過系統的優化升級,在人員管理方面能夠及時得到監控,有效地保證了生產的正常運行。

優化集成網絡,掌控資金運營

       資金的有效運作與快速回籠是企業運營的基礎,焦董在談到資金管理時感慨良多:“資金鏈的流暢與否關乎企業的命脈,企業的信譽與良性運作全靠資金的有效支撐,有效運用資金流是很幸福的事情。”“幸福”也許是中彩不斷發展與進步的最大感受。
       通過對應付賬款、應收賬款、賬齡分析、送貨、退貨等方面的有效查詢,及時掌控資金的盈余與短缺情況,利用財務數據進一步優化上下游供應商的集成網絡,不斷優化采購渠道,為客戶提供優質、滿意的服務產品。
       通過誠信合作,實現合作雙方的共贏,這也不難解釋中彩為何能成為保潔進入中國20年來成為其在中國地區包裝領域指定供應商的原因,管理能力的提升是企業競爭優勢的最大保障,這也是中彩董事長焦小林追求世界級管理夢想的初衷。
       后記:在談及經濟危機給行業和中彩帶來的影響時,焦董表示信心十足,他透露:“因供應鏈的差異性,中彩與同行的客戶群可能略有不同,高端客戶在抵抗風險方面的能力較中低端客戶相比較強,作為業務補充,中彩會向國際中端、國內高端客戶進軍。諸如09年公司相繼開發的新客戶五糧液、茅臺、郎酒、瀘州老窖、江蘇“三溝一河”等國內高端用戶,信息化管理的穩健讓中彩有信心去面對困難與挑戰。
       在談及近年來取得的成績方面,焦董對中彩能夠獲得BSI全球認證的“最佳供應商”這一殊榮感到很自豪,也希望中彩通過自身的不斷創新與發展,能夠成為世界級企業供應商的優秀代表。
       我們真誠地祝福中彩在用友的陪伴下,越來越好!
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